Hoàn thuế thu nhập cá nhân 2025 là quyền lợi quan trọng dành cho người lao động đã nộp thuế nhưng không đến mức phải nộp hoặc nộp dư. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa tận dụng được chế độ này vì chưa hiểu rõ quy trình và thủ tục thực hiện.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước quyết toán và hoàn thuế TNCN, từ điều kiện, phương pháp đến thời hạn xử lý, đảm bảo dễ thực hiện và đúng quy định pháp luật.
Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình giúp người nộp thuế nhận lại phần thuế đã nộp thừa so với số thuế thực tế phải nộp theo quy định. Các cá nhân đáp ứng điều kiện đều có thể nộp hồ sơ hoàn thuế và nhận lại khoản tiền này từ cơ quan thuế.
Ai được hoàn thuế TNCN?
Theo quy định pháp luật, cá nhân được xem xét hoàn thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán.
- Đã nộp thuế nhưng tổng thu nhập năm không đến mức chịu thuế.
- Các trường hợp khác được cơ quan thuế hoặc nhà nước cho phép.
Lợi ích khi hoàn thuế thu nhập cá nhân
- Nhận lại tiền thuế đã nộp thừa – hỗ trợ tài chính cá nhân hiệu quả.
- Thực hiện quyền lợi hợp pháp theo quy định thuế hiện hành.
- Quản lý thu nhập cá nhân minh bạch, rõ ràng hơn mỗi năm.
Phương pháp hoàn thuế thu nhập cá nhân
Hiện nay, người nộp thuế có thể chọn một trong hai cách để hoàn thuế TNCN năm 2025: trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử hoặc theo hình thức hoàn thuế tự động.
Cách 1: Hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Đây là hình thức phổ biến và linh hoạt nhất hiện nay. Các bước thực hiện như sau:
- Đăng nhập: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Thuế Việt Nam và đăng nhập tài khoản cá nhân.
- Kê khai quyết toán: Vào mục “Kê khai trực tuyến”, chọn “Quyết toán thuế” rồi điền đầy đủ thông tin cá nhân và thu nhập.
- Chọn mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN: Đây là mẫu dành cho cá nhân tự quyết toán theo Thông tư 80/2021.
- Gửi tờ khai: Nhập mã OTP gửi về điện thoại và bấm “Hoàn thành” để gửi hồ sơ hoàn thuế.
Cách 2: Hoàn thuế tự động
Thực hiện theo chính sách cải cách hiện đại hóa thuế, cơ quan quản lý thuế hiện nay có hỗ trợ hoàn thuế tự động với quy trình như sau:
- Hệ thống tiếp nhận tờ khai quyết toán có đề nghị hoàn thuế.
- Thông tin kê khai được tự động đối chiếu với cơ sở dữ liệu từ tổ chức trả thu nhập và cơ quan thuế.
- Nếu dữ liệu phù hợp và đầy đủ, hồ sơ sẽ được chuyển sang xét hoàn mà không cần bổ sung thêm.
Hồ sơ cần thiết để hoàn thuế TNCN
Để hoàn thiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần chuẩn bị các giấy tờ và tài khoản sau:
Hồ sơ giấy tờ
- Tờ khai 02/QTT-TNCN (theo đúng mẫu chính thức từ Tổng cục Thuế).
- Bảng kê người phụ thuộc – Mẫu 02-1BK-QTT-TNCN (nếu có giảm trừ cho người phụ thuộc).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hoặc bản sao có xác nhận cơ quan chi trả thu nhập.
Tài khoản và thiết bị hỗ trợ
- Tài khoản truy cập Cổng thông tin Tổng cục Thuế đã đăng ký mã số thuế cá nhân.
- Thiết bị kết nối Internet ổn định như máy tính hoặc smartphone có trình duyệt hiện đại.
Thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN
Thời gian xử lý được quy định rõ tại Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:
- Nếu thuộc diện hoàn thuế trước, quản lý sau: thời gian giải quyết trong vòng 6 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ đầy đủ.
- Nếu hồ sơ cần kiểm tra trước hoàn: cơ quan thuế phải thông báo việc chuyển kiểm tra hoặc yêu cầu bổ sung trước khi quyết định hoàn.
Quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân
Sau khi nộp hồ sơ hoàn, cơ quan thuế sẽ thực hiện các bước như sau:
- Tiếp nhận hồ sơ và cấp mã hồ sơ tự động.
- Phân loại hồ sơ theo diện hoàn thuế trước hoặc kiểm tra trước hoàn.
- Giải quyết hồ sơ theo thời hạn và quy định.
- Thẩm định, kiểm tra hồ sơ nếu cần thiết.
- Ra quyết định hoàn thuế và trả tiền hoàn vào tài khoản đăng ký.
Lưu ý quan trọng khi quyết toán và hoàn thuế TNCN
Sai sót thường gặp
Các lỗi điển hình khi nộp hồ sơ hoàn thuế bao gồm:
- Kê khai sai thông tin người phụ thuộc hoặc bỏ sót đối tượng được giảm trừ.
- Không gửi chứng từ khấu trừ thuế đúng mẫu hoặc bị thiếu xác nhận.
- Kê khai nhầm định dạng mẫu, nhầm kỳ tính thuế khiến hồ sơ bị trả lại.
Phân biệt nhóm đối tượng khấu trừ thuế TNCN
- Người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: bị khấu trừ thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Cá nhân không ký hợp đồng hoặc dưới 3 tháng có thu nhập từ 2 triệu đồng/lần: khấu trừ 10% trên tổng thu nhập.
Câu hỏi thường gặp về hoàn thuế TNCN
Tôi có thể ủy quyền quyết toán thuế cho người khác không?
Được. Nếu bạn đã ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập, việc quyết toán và hoàn thuế sẽ được thực hiện thông qua đơn vị đó.
Tôi tự khai trực tiếp thì nhận tiền hoàn thế nào?
Bạn có thể chọn phương án nhận lại tiền hoàn thuế hoặc bù trừ vào nghĩa vụ thuế của năm tiếp theo.
Làm sao biết mình có được hoàn hay không?
Sau khi kê khai quyết toán, hệ thống sẽ tự động tính toán. Bạn cũng có thể so sánh số thuế đã khấu trừ trước đó với số tiền thực tế phải nộp để biết mình có phải nộp thêm hay được hoàn lại.
Kết luận
Quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi chính đáng, hợp pháp mà mỗi người lao động nên chủ động thực hiện. Nắm chắc quy trình, chuẩn bị đúng hồ sơ và lựa chọn hình thức nộp phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nhận lại số tiền đáng kể một cách thuận lợi và kịp thời.
Đừng để quyền lợi của mình bị lãng quên. Hãy kiểm tra lại thu nhập trong năm và tiến hành hoàn thuế TNCN ngay hôm nay nếu bạn đủ điều kiện!